Создание и редактирование таблиц. Изменение структуры таблиц. Сортировка и поиск данных. MS Access

Предмет: Программирование и основы алгоритмитизации

 Лабораторный практикум № 1 «СОЗДАНИЕ И  РЕДАКТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.  ИЗМЕНЕНИЕ СТРУКТУРЫ  ТАБЛИЦ. СОРТИРОВКА И ПОИСК ДАННЫХ »

Задание

1. Название работы, ее задачи и описание последовательности выполнения;

База данных «Студенты»

Задания.

1. Отсортировать таблицу Студенты по следующим признакам:

— возрастанию в поле Фамилия;

— убыванию в поле Стипендия;

— возрастанию в поле Факультет и убыванию в полях Курс и Группа.

2. Найти в таблице Студенты все записи, удовлетворяющие следующим  условиям:

— студенты, чьи фамилии начинаются с определенной буквы;

— студенты, обучающиеся на одном курсе определенного факультета.

Найти записи для студентов определенного факультета и заменить для  них  название этого факультета. Например, эконом. на экономический.

3. Описание структуры создаваемой БД;

Таблица Студенты

1. Запустить MS Access.
2. Создаём новую базу данных в файле с  именем BASA1 Ivanov.
3. Создать структуру ключевой  таблицы БД, определив ключевое поле и индексы;  сохранить ее, задав имя Студенты.

Создаём структуру ключевой таблицы Студенты в режиме конструктора.

Типы данных полей

Таблица с данными

Вводим в  таблицу Студенты 10-15 записей и сохраняем их.

Вводим данные в таблицу Студенты в режиме таблицы. Для сохранения записей просто закрываем окно таблицы.

Таблица Экзамены

Типы данных полей

Создаём структуру   неключевой таблицы БД и сохраняем ее, задав имя  Экзамены.

Тип поля Номер зачетки определяем Мастером подстановок используя для подстановки данные из таблицы Студенты. В качестве доступных при подстановке полей выбрать Фамилию и Имя.

Поле Номер зачетки в таблице Экзамены  объявляем индексированным со значением Совпадения  допускаются.

При сохранении структуры неключевой таблицы Access может предупредить об отсутствии ключевого поля и предложить создать это поле сейчас. В данном случае следует отказаться от  этого. 

Таблица с данными

Заполняем таблицу Экзамены данными в режиме таблицы, используя созданный с помощью Мастера подстановок список в поле Номер зачетки.

Связи между таблицами

Установливаем связь с отношением один-ко-многим между таблицами Студенты и Экзамены с обеспечением целостности данных.

Для этого следует вызвать окно Схема данных и добавить в схему данных обе таблицы (Студенты и Экзамены). Установить в окне схемы данных связь между таблицами по полю  Номер зачетки. Включить переключатель Определение целостности данных. После этого нужно указать тип связи: “один-ко-многим” и включить опции Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.  После этого закрыть окно Связи.

Проверка соблюдения целостности данных в обеих таблицах.

• изменить значение ключевого поля (Номер зачетки) для одной из записей в таблице Студенты. Перейти в таблицу Экзамены и проверить, изменилось ли в ней значение  общего поля для соответствующих записей;

После редактирования таблицы Студенты нужно сначала сохранить в ней изменения, а затем переходить в неключевую таблицу.

Таблица Студенты

Таблица Студенты

Таблица Экзамены

 

• удалить одну из записей в таблице Студенты. Перейти в таблицу Экзамены и проверить, удалены ли в ней соответствующие записи.

Таблица Студенты

Таблица Экзамены

• определить тип  поля Факультет с помощью Мастера подстановок, взяв в качестве источника данных фиксированный набор значений (список всех факультетов ВУЗа).

для поля Город в свойстве Значение по умолчанию задать значение: Москва.

• для поля Курс ввести условие на значение: >0,<=5 и задать соответствующее сообщение об ошибке.

 

Изменить схему данных для многотабличной БД.

Вызвать окно для изменения схемы данных. Скрыть одну из таблиц, включенных в схему данных (например, Экзамены). Затем отобразить все прямые связи.

 

 

Связи между таблицами

Связи между таблицами

Затем отобразить все прямые связи.

Произвести сортировку записей в таблицах по одному и нескольким признакам

Отсортировать таблицу Студенты по следующим признакам:

• Сортировка по возрастанию в поле Фамилия.

• Сортировка по убыванию в поле Стипендия.

• Сортировка по возрастанию в поле Факультет и убыванию в полях Курс и Группа.

Окно Фильтр.

Таблица Студенты

• Студенты, чьи фамилии начинаются с определенной буквы.

Найти в таблицах записи, удовлетворяющие определенным условиям, и заменить их значения на другие.

• Студенты, обучающиеся на одном курсе определенного факультета.

• Найти записи для студентов определенного факультета и заменить для  них  название этого факультета.

Ответы на контрольные вопросы.

1. Класс объектов (сущность) — совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе  классами объектов являются студенты, преподаватели, предметы. Для каждого отдельного объекта из данного класса объектов в таблице создается  отдельная запись.

Свойство (атрибут) — определенная часть информации о некотором объекте.  Хранится в виде столбца ( поля ) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество — это свойства для объекта Студент. 

2. Связь типа “один-к-одному” (1:1)

При этом типе связи каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице. Этот вид связи встречается довольно редко. В основном в тех случаях, когда часть информации об объекте либо редко используется, либо является конфиденциальной  (такая информация хранится в отдельной таблице, которая защищена от несанкционированого доступа).

Связь типа “один-ко-многим” (1:М)

При таком типе связи каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону «один», другая — сторону «много».  Например, нужно иметь информацию о студентах и результатах сдачи ими экзаменов (дата сдачи, предмет, оценка и т.д.). Если все это хранить в одной таблице, то ее объем неоправданно возрастет, т.к. в ней для каждой записи  об очередном экзамене должны повторяться  все анкетные сведения о студенте.  Поскольку Студент и Экзамены — это разные классы объектов, то и  свойства их должны храниться в разных таблицах.

3.Таблицу можно создать с помощью мастера, путем ввода данных (свойства полей можно при необходимости откорректировать позже) и в режиме конструктора.

4. Имя и тип, сойство полей

5. Решением этой задачи является создание двух таблиц. Условно назовем их Студенты и Экзамены. В каждой из них хранятся соответствующие свойства. Для связи этих таблиц нужно использовать только часть информации о студенте, сдающем экзамен. Но она должна однозначно определять каждого студента среди всех. Такой информацией может явиться, например, номер зачетки (он уникален для каждого студента).

В таблице со стороны «один» ( в нашем примере Студенты) такие поля называются  ключевыми.  Основное требование к значениям в ключевых полях — это их уникальность для каждой записи (т.е. они не должны повторяться).

6. Для того, чтобы определить какое-либо поле таблицы ключевым, нужно установить курсор в строке с именем этого поля и нажать на кнопку Определить ключна панели инструментов или ввести команду Правка\Ключевое поле. После этого в строке  рядом с именем этого поля появится изображение ключа.
7. Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис\Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных. После этого Access откроет  окно Схема данных   и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей.  Имена общих полей выделены полужирным шрифтом.  Нужно  выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи.

В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы.

Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать.

8. Типы данных MS Access
9. Текстовый. Алфавитно-цифровые данные (до 255 символов) 
10. Поле Mеmо.  Алфавитно-цифровые данные — предложения, абзацы, тексты ( до 64 000 символов)
11. Числовой.  Различные числовые данные (имеет несколько форматов). 
12. Дата\Время. Дата или время в одном из предлагаемых Access форматов. 
13. Денежный.  Денежные суммы, хранящиеся с 8 знаками  в десятичной части. В целой части каждые три разряда разделяются запятой. 
14. Счетчик.  Уникальное длинное целое, создаваемое Access для каждой новой записи 
15. Логический.  Логические данные, имеющие значения Истина или Ложь
16. Поле объекта OLE.  Картинки, диаграммы и другие объекты OLE из приложений Windows
17. Гиперссылка.  В полях этого типа хранятся гиперссылки, которые представляют собой путь к файлу на жестком диске, либо адрес в Интернете. 

Кроме вышеперечисленных типов данных в списке есть элемент Мастер подстановок, который позволяет представить значения полей в виде простого или комбинированного списка. Дополнительные свойства такого поля представлены на вкладке Подстановка окна конструктора таблиц. 

9. Каждое поле обладает индивидуальными свойствами, по которым можно установить, как должны сохраняться, отображаться и обрабатываться данные. Набор свойств поля зависит от  выбранного типа данных. Для определения свойств поля  используется бланк  Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.
10. Для определения связей нужно перейти в окно базы данных и выполнить команду Сервис\Схема данных или на панели инструментов нажать кнопку Схема данных. После этого Access откроет  окно Схема данных и окно Добавление таблицы. В окне Добавление таблицы нужно выделить имена таблиц, добавляемых в схему данных, и нажать на кнопку Добавить. После этого данное окно можно закрыть.

В окне Схема данных появятся имена всех указанных таблиц вместе со списками полей.  Имена общих полей выделены полужирным шрифтом.  Нужно  выделить ключевое поле ключевой таблицы, нажать кнопку мыши, перетащить ее курсор на аналогичное поле в связываемой таблице, после чего кнопку мыши отпустить. В результате появится диалоговое окно Связи.

В этом окне Access заполнил первую строку именем поля, по которому связывались таблицы.

Для завершения процесса создания связей, нужно щелкнуть по кнопке Создать.

11. Мастер подстановок позволяет формировать для нужного поля список значений, который может содержать данные другой таблицы или запроса, либо состоять из фиксированного набора значений. В обоих случаях Мастер подстановок облегчает ввод данных и обеспечивает их достоверность.
12. В режиме Конструктора таблицы можно  изменять имена, типы и свойства полей, порядок их следования, удалять и добавлять поля.
13. Для вставки нового поля нужно установить курсор на поле, перед которым оно будет вставлено,  и выполнить команду Вставка\Строки или нажать клавишу Insert. На появившейся пустой строке нужно ввести имя нового поля  и выбрать тип данных  для него.

Для удаления поля нужно выделить строку с его именем и выполнить команду Правка\Удалить или нажать клавишу Delete.

14. Команда Формат дает возможность внести в макет таблицы следующие изменения: изменить шрифт записей и цвет фона в таблице.
15. Команда Формат дает возможность внести в макет таблицы следующие изменения: изменить ширину столбца и высоту строки в таблице
16. Для сортировки таблицы по значениям только одного поля используются кнопки Сортировка по возрастаниюи Сортировка по убыванию.
17. Сортировка таблицы по нескольким полям  выполняется с помощью фильтра. Для этого нужно открыть таблицу и выполнить команду Записи\Фильтр\Расширенный фильтр. Появится окно Фильтр. 

В этом окне в строке Поле  из списка полей таблицы нужно выбрать то, сортировка по которому должна производиться в первую очередь. В  строке Сортировка в этом же столбце бланка  выбрать тип сортировки (по возрастанию или убыванию). В следующем столбце бланка выбирается поле, по которому будет проводиться сортировка во вторую очередь, и для него указывается тип сортировки. И так далее  для всех полей,  по которым будет проведена сортировка. После заполнения бланка сортировки выполнить команду Записи\Применить фильтр.

18. Для проведения поиска в таблице нужно открыть эту таблицу, перейти на любую запись в поле, по которому предполагается вести поиск и выполнить   команду Правка\Найти. Появится диалоговое окно Поиск.

В поле Образец  следует ввести искомое значение. В поле Совпадение можно установить  значение Поля целиком. В этом случае Access находит только те записи, значение которых полностью совпадает с искомым.

Для проведения замены в таблице нужно открыть эту таблицу, перейти на любую запись в поле, по которому предполагается вести поиск и выполнить   команду Правка\Замениь.Повится диалоговое окно Поиск и замена.

В поле Образец  следует ввести искомое значение.В поле Совпадение можно установить  значение Поля целиком. В этом случае Access находит только те записи, значение которых полностью совпадает с искомым.

В поле Заменить на следует ввести значение, замены.

19. Расширить круг поиска можно, применив символы подстановки:

*   —  заменяет любое количество символов;

?   —  заменяет только один символ. Например, по образцу *ова будут найдены все фамилии, оканчивающиеся на -ова: Петрова, Иванова, Смирнова.